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Ato Notarial Eletrônico

Definição: Ato notarial eletrônico é o ato realizado por Tabelião através do uso de recursos, programas e equipamentos digitais, para gerar um instrumento público extrajudicial, destinado à celebração ou formalização de escrituras e procurações públicas e demais atos de declaração de vontade em formato digital. O ato notarial eletrônico é dotado de fé pública e força probatória plena, com a mesma validade dos atos físicos, lavrados nas folhas de livros em papel, com a assinatura manuscrita ou autografa das partes, outorgantes e outorgados. A principal diferença é que no ato notarial eletrônico a assinatura das partes é digital, lançada de modo remoto, não se realizando o ato presencialmente.
 
Regulação do ato notarial eletrônico: O ato notarial eletrônico é uma modalidade de procedimento informatizado, que se encontra autorizado desde a Lei nº 8.935/1994 (Art. 41), que prevê e exige a adoção de sistemas de computação para a execução dos atos jurídicos pelos Tabeliães e demais cartórios, de um modo geral. O Provimento CNJ 100/2020 finalmente regulou e execução dos atos notariais eletrônicos, após anos de indefinição quanto aos procedimentos que deveriam ser observados na prática dos atos informatizados.
 
Conceito jurídico de ato notarial eletrônico: De acordo com o Art. 2º, inciso VI, do Provimento CNJ 100/2020, ato notarial eletrônico é o “conjunto de metadados, gravações de declarações de anuência das partes por videoconferência notarial e documento eletrônico, correspondentes a um ato notarial”. Metadados são os termos técnicos utilizados para a identificação e classificação do ato notarial, como uma escritura, testamento ou procuração pública, o seu objeto ou tipo de negócio jurídico, que pode ser uma compra e venda, doação ou inventário extrajudicial. A declaração de vontade da parte, no ato notarial eletrônico, não se realiza presencialmente, mas sim através de videoconferência perante o Tabelião, conectado de modo remoto com as partes outorgantes e outorgadas do negócio jurídico.
 
Operação através da plataforma e-Notariado interligada na Internet: A execução do ato notarial eletrônico depende da utilização de programa e procedimentos acessados na plataforma e-Notariado, com conexão direta e permanente na Internet. Desse modo, todos os atos notariais eletrônicos devem ser realizados através da identificação e qualificação direta e on-line das partes, conectadas na Internet, para que assim seja confirmada a identidade e declaração de vontade de todos os participantes, testemunhas ou intervenientes no negócio jurídico, seja como ato unilateral, bilateral ou plurilateral de vontade.
 
Conceitos aplicáveis aos atos notariais eletrônicos: O Provimento CNJ 100/2020 (Art. 2º) relaciona e explica o significado dos principais conceitos adotados na regulação e operação dos atos notariais eletrônicos, que devem ser assim utilizados na execução desses atos, para facilitar sua compreensão e interpretação:
 
1. Assinatura digital: resumo matemático computacionalmente calculado a partir do uso de chave privada e que pode ser verificado com o uso de chave pública, cujo certificado seja conforme a Medida Provisória 2.200/2001 ou qualquer outra tecnologia autorizada pela lei.
 
2. Assinatura eletrônica notarizada: qualquer forma de verificação de autoria, integridade e autenticidade de um documento eletrônico realizada por um notário, atribuindo fé pública.
 
3. Ato notarial eletrônico: conjunto de metadados, gravações de declarações de anuência das partes por videoconferência notarial e documento eletrônico, correspondentes a um ato notarial.
 
4. Biometria: dado ou conjunto de informações biológicas de uma pessoa, que possibilita ao tabelião confirmar a identidade e a sua presença, em ato notarial ou autenticação em ato particular.
 
5. CENAD: Central Notarial de Autenticação Digital, que consiste em uma ferramenta para os notários autenticarem os documentos digitais, com base em seus originais, que podem ser em papel ou natos-digitais.
 
6. Certificado digital notarizado: identidade digital de uma pessoa física ou jurídica, identificada presencialmente por um notário a quem se atribui fé pública.
 
7. Cliente do serviço notarial: todo o usuário que comparecer perante um notário como parte direta ou indiretamente interessada em um ato notarial, ainda que por meio de representantes, independentemente de ter sido o notário escolhido pela parte outorgante, outorgada ou por um terceiro.
 
8. Digitalização ou desmaterialização: processo de reprodução ou conversão de fato, ato, documento, negócio ou coisa, produzidos ou representados originalmente em meio não digital, para o formato digital.
 
9. Documento digital: documento originalmente produzido em meio digital.
 
10. Documento digitalizado: reprodução digital de documento originalmente em papel ou outro meio físico.
 
11. Documento eletrônico: qualquer arquivo em formato digital que ofereça prova ou informação sobre um ato, fato ou negócio, emitido na forma que lhe for própria, inclusive aquele cuja autoria seja verificável pela internet.
 
12. Documento físico: qualquer peça escrita ou impressa em qualquer suporte que ofereça prova ou informação sobre um ato, fato ou negócio, assinada ou não, e emitida na forma que lhe for própria.
 
13. Meio eletrônico: ambiente de armazenamento ou tráfego de informações digitais.
 
14. Papelização ou materialização: processo de reprodução ou conversão de fato, ato, documento, negócio ou coisa, produzidos ou representados originalmente em meio digital, para o formato em papel.
 
15. Transmissão eletrônica: toda forma de comunicação a distância com a utilização de redes de comunicação, tal como os serviços de internet.
 
16. Usuários externos: todos os usuários, incluídas partes, membros do Poder Judiciário, autoridades, órgãos governamentais e empresariais.
 
17. Usuários internos: tabeliães de notas, substitutos, interinos, interventores, escreventes e auxiliares com acesso às funcionalidades internas do sistema de processamento em meio eletrônico.
 
18. Videoconferência notarial: ato realizado pelo notário para verificação da livre manifestação da vontade das partes em relação ao ato notarial lavrado eletronicamente.
 
Requisitos e procedimentos para a execução do ato notarial eletrônico: O Provimento CNJ 100/2020 (Art. 3º) define os requisitos que devem ser cumpridos e observados na execução dos atos eletrônicos através da plataforma e-Notariado. Esses requisitos descrevem e especificam os recursos, meios e procedimentos exigíveis para a validade dos atos notariais eletrônicos, como sendo:
 
a) Videoconferência: o ato notarial eletrônico, por ser remoto, ou seja, não presencial, deve interligar e reunir o Tabelião e todas as partes interessadas no ato, em conexão eletrônica, em plataforma homologada de videoconferência, como Skype, Zoom, Cisco Webex ou Google Meet. Portanto, as partes não precisam mais comparecer ao cartório, e passam a ter a alternativa de declarar, de viva voz, a sua vontade, concordando com o conteúdo do ato jurídico, através da imagem e do áudio, em conexão com o Tabelião, com gravação de todo o evento, cujo arquivo digital ficará armazenado em nuvem da plataforma e-Notariado, para segurança e garantia da prova da existência do ato.
 
b) Concordância expressa das partes quanto à forma e conteúdo do ato notarial eletrônico: As pessoas que vão participar de um ato ou negócio jurídico por meio do ato notarial eletrônico, devem aceitar, em primeiro lugar, a sua realização através dessa plataforma digital, sem que seja promovido no modo presencial tradicional. Em segundo lugar, as partes, outorgantes ou outorgados, devem ter plena ciência do conteúdo ou inteiro teor do ato jurídico, isto é, do seu objeto, das obrigações, do valor do negócio jurídico, das condições e demais efeitos que resultarão da assinatura do contrato por instrumento público. Esse requisito atende ao disposto no Art. 215 do Código Civil, o qual exige, na celebração dos atos notariais, a “manifestação clara da vontade das partes e dos intervenientes” e a confirmação de ter sido o conteúdo do ato “lido na presença das partes, ou de que todos a leram”. Essa leitura prévia do inteiro teor da escritura ou procuração poderá ser feita na própria tela do computador ou telefone celular, ou enviada em arquivo formato PDF para o e-mail da pessoa que irá assinar o ato notarial.
 
c) Assinatura digital pelas partes, exclusivamente através do e-Notariado: As partes, conectadas ao Tabelião através do programa de videoconferência, após concordarem com o conteúdo e redação do ato, devem assinar o documento eletrônico. Essa assinatura será em formato digital, em que a parte, com um simples enter no mouse, ou um click no teclado do computador, ou em aplicativo (App) instalado em seu tablet ou smartphone, aceita e confirma a sua plena manifestação de vontade. A assinatura digital será criada, para cada parte ou usuário, através do sistema e-Notariado, pelo próprio Tabelião, mediante prévio cadastro e prova da identidade da pessoa física ou do representante da pessoa jurídica ou empresa, à vista dos documentos digitalizados enviados e armazenados nesse sistema. Esse tipo de assinatura é denominada pelo Provimento CNJ 100/2020 (Art. 2º) como assinatura notarizada, em que o Tabelião é que irá identificar, qualificar e cadastrar a pessoa no sistema e-Notariado, valendo esse certificado digital da assinatura para a prática de qualquer ato notarial que a parte venha a demandar, durante o prazo de validade do certificado.
 
d) Assinatura do Tabelião de Notas com certificado digital ICP-Brasil: O Tabelião, após todas as partes terem assinado digitalmente o ato, somente poderá lavrar e validar a escritura, testamento, procuração ou ata notarial com o seu certificado digital emitido pela ICP-Brasil, não podendo adotar nenhum outro procedimento ou meio de assinatura, eletrônica ou autografa. No ato notarial eletrônico puro todas as assinaturas devem ser digitais.
 
e) Uso de formatos de documentos de longa duração com assinatura digital: A principal obrigação do Tabelião, quanto à estruturação e organização da atividade notarial, é a de “manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros” (Lei 8.935/1994, Art. 30, I). Essa obrigação também se estende, obviamente, aos atos eletrônicos, cuja existência deve ser perpetuada, em caráter imprescritível, como pressuposto da segurança jurídica dos atos notariais. Os documentos eletrônicos armazenados em arquivos de mídia ou em nuvem são dotados de muito maior segurança e prazo de conservação do que os documentos físicos, em papel, que ficam sujeitos à deterioração ao longo do tempo e mesmo a sinistros que podem, simplesmente, fazer desaparecer livros inteiros dos arquivos do cartório.
 
Da autenticidade e dos efeitos do ato notarial eletrônico: O Provimento CNJ 100/2020 (Arts. 16 e 17) afirma e esclarece que os atos notariais eletrônicos, quando celebrados com todos os requisitos de segurança, identificação e registro da declaração de vontade das partes, são dotados da mesma legitimidade, força jurídica e dos efeitos atribuídos pela lei aos atos notariais presenciais e lavrados com assinatura manual ou autografa. Desse modo, de acordo com esse regulamento, os atos notariais eletrônicos “reputam-se autênticos e detentores de fé pública, como previsto na legislação processual” e “produzirão os efeitos previstos no ordenamento jurídico quando observarem os requisitos necessários para a sua validade, estabelecidos em lei e neste provimento”. A plena validade e legitimidade do ato notarial eletrônico pressupõe que as partes, outorgantes e outorgados, intervenientes e testemunhas, aceitaram a celebração do ato com “a utilização da videoconferência notarial, das assinaturas eletrônicas notariais, da assinatura do tabelião de notas e, se aplicável, biometria recíprocas”.
 
Obrigatoriedade da aceitação dos atos eletrônicos pelos órgãos públicos, bancos e terceiros: Ainda de acordo com o Provimento CNJ 100/2020 (Art. 29), os atos notariais eletrônicos, “cuja autenticidade seja conferida pela internet por meio do e-Notariado, constituem instrumentos públicos para todos os efeitos legais e são eficazes para os registros públicos, instituições financeiras, juntas comerciais, Detrans e para a produção de efeitos jurídicos perante a administração pública e entre particulares”. Desse modo, todo documento notarial gerado eletronicamente, em arquivos digitais, deve ser aceito pelos órgãos e repartições públicas, pelos bancos, inclusive os oficiais, pelas serventias de notas e de registro público, perante empresas privadas e terceiros. O ato notarial eletrônico, desmaterializado, em documento digital, não precisa ser impresso ou convertido em documento físico para a sua validade e aceitação. O ato eletrônico pode ser gerado, produzido, lavrado e circular exclusivamente através de documento digital ou natodigital, com a mesma força probante e eficácia jurídica do documento em papel. Como garantia de segurança adicional, a origem, legitimidade e validade dos documentos eletrônicos poderão ser conferidos na base de dados da plataforma do e-Notariado na Internet.
 
Identificação e qualificação das partes no ato notarial eletrônico: Nos termos, ainda, do Provimento CNJ 100/2020 (Art. 18), a identificação, o reconhecimento e a qualificação das partes, de forma remota, será feita pela apresentação da via original de identidade eletrônica e pelo conjunto de informações a que o Tabelião tiver acesso em relação à pessoa interessada na prática do ato notarial. A identidade eletrônica é aquela emitida pelo Distrito Federal e por alguns Estados com base no Decreto 9.278/2018, através de aplicativo aprovado pelo Comitê Gestor da Identificação Civil Nacional – ICN, órgão regulado pela Lei 13.444/2017. Na maioria dos casos, contudo, a identificação das pessoas deverá ser realizada mediante o sistema de identificação da plataforma e-Notariado, para partes já cadastradas, ou com a apresentação de documentos de identidade digitalizados, bem como através de identificação por biometria digital ou facial. O Tabelião também poderá, a seu critério, se valer de outros instrumentos de segurança para a identificação segura das pessoas, sempre que as relações pessoais ocorram remotamente, e não em modo presencial.
 
Passo-a-passo do ato notarial eletrônico: O ato notarial eletrônico, de acordo com os procedimentos previstos e detalhados no Provimento CNJ 100/2020, deve ser realizado, como regra geral, em 12 fases ou etapas, para qualquer procedimento sob a forma de escritura, testamento, procuração ou ata notarial, como a seguir descritas e caracterizadas:
 
1 – Solicitação – A parte, usuário do serviço, ou seu advogado, utilizando os sistemas de comunicação e interatividade disponíveis no site do Tabelionato, por telefone, e-mail, ou através de outras plataformas eletrônicas de mensagens instantâneas, como WhatsApp, SMS, Skype, comunica que necessita a produção de um instrumento jurídico, para a lavratura de escritura, testamento, procuração ou ata notarial.
2 – Reunião e exame da documentação – O Tabelionato deve disponibilizar a lista de documentos que são necessários ou exigíveis, por lei, para a lavratura do ato. Os documentos para a elaboração do ato notarial são aqueles que provam a condição pessoal das partes, sua identidade, capacidade, estado civil e os documentos relacionados ao objeto do ato, como para caracterização dos bens móveis e imóveis. Com base no exame dos documentos, o Tabelião irá protocolar o ato no sistema do cartório.
3 - Identificação e qualificação pessoal – A partir da cópia digitalizada dos documentos de identidade das pessoas, físicas e jurídicas, e demais intervenientes no ato, enviadas por e-mail, o Tabelião irá verificar a existência de cadastro anterior e registros de atos relacionados com as partes que integrarão a relação jurídica. Isso de modo a certificar, com segurança, a identificação das partes, podendo se valer de recursos de biometria digital ou facial, existentes em cadastros das bases de dados do Denatran ou da Justiça Eleitoral.
4 – Emissão do certificado digital – Após a verificação dos dados e certificação da identidade da parte ou interveniente, o Tabelião deverá cadastrar cada pessoa física no sistema do e-Notariado, e emitir o certificado digital notarizado. Esse certificado servirá para a parte assinar o documento eletrônico, e será instalado através de aplicativo próprio (App) no computador, aparelho celular ou tablet da pessoa, a partir de cadastro com identificação mediante uso de login e senha, e confirmação através de código enviado via SMS para o celular cadastrado. A assinatura digital notarizada ficará armazenada nesse aparelho durante todo seu prazo de validade, e a pessoa poderá utilizá-la em outros atos notariais.
5 - Elaboração da minuta do ato – Após a discussão e tratativas entre as partes sobre o tipo de negócio jurídico, seu objeto, valores envolvidos, forma e condições de pagamento, o Tabelião, a partir dos modelos adotados pelo Tabelionato ou com base nas minutas elaboradas pelos advogados das partes, irá redigir e finalizar o conteúdo do ato notarial. Essa minuta pode ser enviada por upload através do site do cartório ou por e-mail para todas as partes e advogados que as assistem. A elaboração da minuta e seu envio para conhecimento integral das partes representa um dos requisitos essenciais para a lavratura dos atos eletrônicos, considerando que essas mesmas partes não poderão alegar, no futuro, desconhecimento do conteúdo das obrigações contidas no instrumento jurídico.
6 - Aprovação da minuta – Ao receber a versão da minuta elaborada pelo Tabelião, em tablet, smartphone ou computador, as partes e seus advogados conferem o conteúdo e realizam as correções e ajustes que entenderem necessários, até que o teor da minuta seja considerado por todos como conforme o prévio acordo de vontade. Estando claros e definidos os direitos e obrigações que serão formalizados no instrumento contratual, as partes autorizam, por comunicação on-line, o Tabelião a finalizar o ato notarial.
7 - Pagamento dos emolumentos, custas e taxas – Todos os atos notariais estão sujeitos à incidência de emolumentos e custas, como remuneração do Tabelião e dos órgãos do Poder Judiciário que exercem a fiscalização da atividade dos cartórios extrajudiciais. No Estado de Pernambuco, o lançamento dos emolumentos é realizado através do Sistema de Controle da Arrecadação das Serventias Extrajudiciais – SICASE, com emissão de guia de recolhimento na rede bancária, que deve ser quitada antes da lavratura do ato notarial.
8 - Realização da videoconferência – Para a sessão de aprovação do ato notarial e registro da manifestação da aceitação por declaração de vontade, o Tabelião e as partes deverão estar conectados em sistema de videoconferência, que pode ser operado através de aplicativo ou programa instalado em computador, notebook, tablet ou telefone celular, com acesso à Internet ou telefonia móvel. A conexão em banda larga não é exigível, mas aconselhável. Na sessão de videoconferência, dirigida pelo Tabelião, todas as partes deverão estar presentes e conectadas com seus aparelhos individuais. O Tabelião irá abrir a sessão com a identificação e qualificação de todos os presentes. Em seguida procederá à leitura do ato e perguntará, para cada uma das partes, se concorda e aceita seu conteúdo. A manifestação de vontade será, então, colhida, captada e gravada em áudio e vídeo.
9 – Lavratura do ato notarial – Com a aprovação do texto final e a declaração de vontade manifestada na videoconferência por todas as partes, o Tabelião deverá providenciar, em seguida, a lavratura do ato notarial no sistema informatizado do cartório. Essa lavratura será gerada e produzirá um arquivo eletrônico, expresso em formulário digital, emitido na plataforma e-Notariado. Esse arquivo eletrônico será enviado, pelo sistema, para cada uma das partes presentes na sessão da videoconferência, para que elas assinem, na sequência ordenada pelo sistema, o documento notarial com sua assinatura digital.
10 - Assinatura das partes – De acordo com a ordem de assinatura determinada pelo sistema da plataforma e-Notariado, cada uma das partes deverá assinar o ato notarial, seja uma escritura, testamento ou procuração, com o uso do certificado digital criado pelo Tabelião quando da identificação da parte e seu cadastramento no sistema. A assinatura será gerada por programa de login e senha, armazenado no celular ou tablet, em que a aprovação do ato poderá ser manifestada por biometria digital, se disponível no aparelho.
11 - Assinatura do Tabelião – A assinatura do Tabelião, ao lavrar o ato notarial, deverá ser realizada e registrada no ato notarial, obrigatoriamente, com certificado digital emitido pela ICP-Brasil. Esse procedimento exige a adoção do modo oficial de assinatura eletrônica, regulado pela Medida Provisória 2.200/2001. Desse modo, a identidade e participação do Tabelião na lavratura do ato notarial, ainda que remotamente, deverá ser comprovada pela sua assinatura eletrônica constante do certificado da ICP-Brasil.
12 - Emissão do traslado digital e encerramento do ato – O traslado é o documento que comprova a realização do ato notarial e é entregue, após a assinatura e lavratura do ato, às partes interessadas, outorgantes e outorgados. A prova da existência e regularidade do ato notarial, para a produção de todos os fins de direito, especialmente como prova do ato ou negócio jurídico, está representada pelo traslado, cópia fiel da escritura, testamento e procuração que contém a assinatura das partes. Todavia, o traslado é emitido e assinado apenas pelo Tabelião, que assegura, com sua fé pública, a regularidade do ato assinado no livro notarial. E a assinatura do Tabelião, no ato notarial eletrônico, deverá ser aposta e registrada no traslado digital, com o seu certificado emitido pela ICP-Brasil. Com a assinatura eletrônica do Tabelião e envio do traslado em arquivo digital para as partes e seus advogados, encerra-se o procedimento de lavratura do ato notarial eletrônico, do modo como regulado pelo Provimento CNJ 100/2020.

Ato notarial híbrido: Ainda segundo o Provimento CNJ 100/2020 (Art. 30), o Tabelião também poderá lavrar o ato notarial híbrido, “com uma das partes assinando fisicamente o ato notarial e a outra, a distância”. Esse procedimento deverá ser adotado quando uma determinada pessoa não tenha condições tecnológicas disponíveis ou de acesso à Internet, devendo assinar o ato de modo manuscrito, na folha do livro em papel, para assim manifestar sua vontade. Esse tipo de ato híbrido será normal e ocorrente no caso de pessoas idosas, que não dominam, com segurança, os procedimentos e recursos tecnológicos. A prática do ato físico será então mencionada na lavratura do ato eletrônico, que será posteriormente desmaterializado e arquivado junto com os demais documentos digitais.

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