8º Ofício de Notas do Recife / PE

Finalidade da autenticação de cópia de documento: Todo documento reproduzido ou copiado através de meio digitalizado ou reprográfico pode ser autenticado em Tabelionato de Notas, especialmente quando for exigível por lei para garantir a certificação da sua origem ou para a produção de prova. A cópia autenticada possui o mesmo valor do documento original, como prevê o art. 223 do Código Civil de 2002: “A cópia fotográfica de documento, conferida por tabelião de notas, valerá como prova de declaração da vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original.” Portanto, somente em caráter excepcional, havendo dúvida quanto à autenticidade da cópia, manifestada em processo judicial, deverá ser apresentado o documento original.

Eficácia probatória do documento autenticado: Nos processos judiciais, o art. 425 do Código de Processo Civil de 2015 dispõe que “Fazem a mesma prova que os originais: (...) III - as reproduções dos documentos públicos, desde que autenticadas por oficial público ou conferidas em cartório, com os respectivos originais”. Em todos os demais casos, seja no campo dos atos particulares, junto a empresas privadas, seja na esfera administrativa, perante órgãos e repartições públicas, a cópia autenticada possui o mesmo valor probante do documento original correspondente. Isto porque o tabelião de notas, por ser titular de fé pública, atesta e certifica que a cópia reprográfica apresentada foi originária de documento idôneo e fiel, com todos os seus elementos e caracteres. Quem responde e garante pela autenticidade do documento é o tabelião, e não a parte que o apresentou.

Documento físico e documento digital: O documento digital é a reprodução eletrônica de um documento físico ou de um arquivo gerado por sistema e armazenado em dispositivo eletrônico. A partir da Lei 11.419/2006, que regula o processo judicial eletrônico (PJE) no âmbito do Poder Judiciário, os documentos digitais, para efeito e produção de prova em juízo, passaram a ter o mesmo valor probatório do documento físico ou da cópia autenticada, como previsto no art. 11 da referida lei: “Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais”. Desse modo, o advogado que juntou o documento digitalizado ao processo eletrônico, é que responde pela veracidade do documento, sem necessidade de autenticação em cartório.

Força probatória do documento digital: Desde a Lei 12.682/2012, os documentos digitais ou eletrônicos foram equiparados aos documentos originais e às cópias autenticadas, para todos os efeitos legais. Segundo o art. 2º-A, dessa lei, com a redação da Lei 13.874/2019, os documentos gerados em arquivos digitais são considerados válidos e com a mesma força probatória dos documentos físicos, em papel: “Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento. (...) § 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado”.

Autenticação de documento digitalizado: Para a segurança jurídica das pessoas físicas e jurídicas, especialmente das empresas, nas suas relações privadas, com fornecedores, bancos, clientes e consumidores, e com o Poder Público, os documentos físicos, em papel, podem ser digitalizados e autenticados eletronicamente pelo tabelião de notas, como ato inerente à sua função legal como titular de fé pública, em decorrência da competência específica autenticadora, tal como atribuída pelo art. 223 do Código Civil e pelo art. 7º da Lei 8.935/1994. No processo de digitalização, será aposto pelo tabelião, no arquivo digital, um selo ou certificado de conferência com o documento original, de modo que o documento original ou físico, após a digitalização, pode ser destruído ou descartado. O custo da autenticação digital é o mesmo do documento físico, porque abrange o processo de digitalização e o armazenamento pelo tempo de validade do documento, ou de prescrição da obrigação jurídica correspondente. O documento digital autenticado ficará armazenado em nuvem e no servidor do tabelionato, podendo ser acessado e baixado pelo seu titular, sempre que necessitar, sem nenhum custo adicional. O documento digital autenticado constitui meio de prova em processos administrativos, como nas licitações públicas, como também em ações judiciais. O documento eletrônico autenticado e armazenado em mídia digital, pode, a qualquer tempo, ser impresso e convertido para papel ou outro meio físico. Em todo caso, o tabelião sempre irá responder pela integridade e veracidade do documento eletrônico.

Autenticação de certidão digital: Os órgãos e repartições públicas, do Poder Executivo e do Judiciário, para a comprovação da situação de regularidade dos cidadãos e contribuintes, pessoas físicas e jurídicas, emitem certidões que são geralmente exigidas para a prática de determinados atos, para fins administrativos, tributários, financeiros, criminais e eleitorais, dentre outros. Essas certidões são expedidas eletronicamente, em meio digital, nos sítios ou páginas dos órgãos públicos na Internet, como Receita Federal, Procuradoria da Fazenda Nacional, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria de Finanças Municipal, Justiça Federal, Justiça Estadual, Justiça Eleitoral, Secretaria do Patrimônio da União – SPU e Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária – INCRA. A parte interessada, ao transferir esse encargo ao tabelião, poderá reduzir seu tempo de acesso e o custo dispendido com a validação das certidões dos órgãos públicos, sempre que necessitar provar a regularidade de sua situação jurídica. A atividade do tabelião, na validação das certidões digitais, consiste em acessar e obter, no sítio ou página do órgão emissor na Internet, o código de autenticidade da certidão, e arquivar em meio eletrônico a certidão com o respectivo código, para validação dessa certidão nos atos subsequentes em que seja necessária a apresentação do documento que atesta a regularidade jurídica da parte e do objeto da operação, especialmente para os atos relativos a empresas, sociedades comerciais e pessoas jurídicas.

Central Nacional de Autenticação Digital - CENAD - Com a implantação da plataforma do e-Notariado na Internet, regulada pelo Provimento 100/2020 do Conselho Nacional de Justiça, a autenticação de documentos eletrônicos pode ser realizada também através da CENAD, desde que emitidos em arquivos PDF, com a conferência do documento de origem, também apresentado em arquivo digital.

Preço do serviço de Autenticação de Documentos: O serviço notarial de autenticação de documento, conforme a Tabela de Custas e Emolumentos do Tribunal de Justiça, está fixado no valor único de R$ 4,30 por cada folha ou documento, seja em arquivo físico ou digital.

Para solicitar serviço de autenticação digital ou física de documentos, acesse e preencha o formulário Fale com o Tabelião.

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