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Definição: Documento eletrônico é o gênero de todo arquivo gerado por sistema informatizado, através de computador, e que produz o mesmo resultado e o mesmo efeito como prova de fatos e negócios jurídicos registrados nos documentos escritos em papel, como as declarações de vontade formalizadas nas escrituras públicas e nos contratos particulares. Segundo Augusto Marcacini, “o documento eletrônico representa uma sequência de bits que, traduzida por meio de determinado programa de computador, seja representativa de um fato” (http://augustomarcacini.net/index.php/Direito Informatica/DocumentoEletronico). Os programas de informática permitem converter essa sequência eletrônica de bits, representados por dígitos binários (0 e 1), em documentos escritos, em formato Word ou PDF, como também em linguagem XML ou por hipertexto de Internet, em HTML.
Classificação e modalidades de documentos eletrônicos: O documento eletrônico, em sentido amplo, é qualquer documento gerado por sistema informatizado em computador ou por aplicativo em aparelhos smartphone, tablets e outros terminais interligados à Internet. Esses documentos eletrônicos são classificados pela legislação e pelos operadores de sistemas informáticos nas modalidades seguintes: a) Documento eletrônico em sentido estrito: “É a informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico” (Ministério da Justiça. Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE. Glossário - Documentos Arquivísticos Digitais). O documento eletrônico pode ser gerado a partir de programas de computador, e convertido para documento físico, através da sua impressão (processo de materialização). No sentido inverso, um documento em papel (analógico) pode ser digitalizado e transformado em documento eletrônico (processo de desmaterialização).
b) Documento digital: Consiste na “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional” (Ministério da Justiça. Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE. Glossário - Documentos Arquivísticos Digitais). O documento digital é o documento eletrônico puro ou nato, porque é gerado através de sistemas de computadores, sendo transmitido, verificado e utilizado exclusivamente em arquivos digitais, sem em nenhum momento haver necessidade de sua impressão ou materialização.
c) Documento nato-digital: É o documento digital produzido originalmente em formato digital, através de sistema computacional, assim definido pelo Decreto 10.278/2020, norma que regulamenta a criação e transformação de documentos eletrônicos. O documento nato-digital, também denominado nativamente digital, não precisa ser impresso em papel ou materializado, seja para servir como meio de prova, seja para produzir efeitos jurídicos válidos. Ele é válido como documento digital ou desmaterializado, em processos administrativos e judiciais.
d) Documento digitalizado: De acordo com o mesmo Decreto 10.278/2020, o arquivo digital pode ser resultante do processo de digitalização de documento físico, através de gravação ou scanner, convertido em arquivos de texto (pdf), de imagem (jpeg; png), de som (mp3) ou vídeo (mp4), e seus metadados, ou seja, as palavras-chaves que estão contidas e identificam a matéria ou assuntos relacionados ao documento.
Regime jurídico dos documentos eletrônicos: Os documentos eletrônicos, desde o início dos anos 2000, com a evolução e disseminação dos sistemas informatizados e com a expansão da Internet, vem sendo objeto de intensa e constante regulação normativa, de modo a reconhecer a validade jurídica e os efeitos dos documentos produzidos através de sistemas e programas de informática e que passaram a circular através da rede mundial de computadores. No âmbito do Brasil, cumpre indicar as principais leis e normas que reconhecem a validade do documento eletrônico, para todos os fins e efeitos jurídicos, com a mesma força probatória dos documentos físicos, em papel: 1) Medida-Provisória 2.200/2001: Cria a Infra-Estrutura de Chaves Públicas do Brasil – ICP-Brasil, destinada à emissão de certificados digitais para uso como assinatura eletrônica. Essa lei estabelece que, para todos os efeitos legais, “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários” (Art. 10, § 1º).
2) Código Civil de 2002 (Lei 10.406/2002): Segundo o disposto no Art. 225, que regula a produção de provas, “As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão”. Desse modo, os documentos e arquivos eletrônicos passam a ser reconhecidos como meio de prova em processos administrativos o judiciais. O Art. 889, § 3º, prevê e autoriza a criação de títulos de crédito a partir dos “caracteres criados em computador ou meio técnico equivalente e que constem da escrituração do emitente”. O Art. 1.180 do Código Civil também permite que a escrituração contábil das empresas mercantis seja realizada através de sistema eletrônico.
3) Lei 11.419/2006: Essa lei regula e normatiza o Processo Judicial Eletrônico (PJe), representando uma das principais revoluções procedimentais ocorridas no âmbito do Poder Judiciário, desde sua criação. Os antigos autos em papel, com suas pastas e capas, escriturados folha por folha, estão sendo transformados, progressivamente, em autos eletrônicos. De acordo com o Art. 11 dessa lei, “Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais”.
4) Lei 11.977/2009: Cria o Registro Eletrônico, de implantação obrigatória pelos cartórios de registro de imóveis, para recepção de títulos e emissão de certidões de matrícula imobiliária, que deve ser operado com base nos requisitos técnicos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil e à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico).
5) Lei 12.682/2012: Define e regula o documento eletrônico em arquivo digital ou digitalizado. Nos termos da redação dada ao parágrafo 2º do Art. 2º-A da Lei 12.682/2012 pela Lei 13.874/2019, “o documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito”.
6) Lei 12.965/2014: Essa lei, denominada Marco Civil da Internet, define os princípios gerais de acesso das pessoas e empresas à Internet, regulando direitos, garantias e procedimentos que devem ser observados pelos provedores de aplicação ou conteúdo e de transmissão de dados ofertados ao público. Dentre as diretrizes previstas nessa lei, para reconhecimento e execução por parte do Poder Público e dos entes estatais, cabe destacar aquela que trata da “promoção da racionalização e da interoperabilidade tecnológica dos serviços de governo eletrônico, entre os diferentes Poderes e âmbitos da Federação, para permitir o intercâmbio de informações e a celeridade de procedimentos” (Art. 24). A Internet passa a ser assim, reconhecida como o instrumento público e necessário para a execução de procedimentos legais e para o atendimento às demandas direcionadas a todas as esferas de órgãos do Estado, inclusive dos serviços notariais e registrais.
Requisitos de segurança para a desmaterialização e conversão de documentos físicos em digitais: O Decreto 10.278/2020, que regulamenta a Lei 12.682/2012, prescreve que deverão ser utilizados, para a segurança na geração e transmissão de dados em redes e na Internet, os seguintes procedimentos e tecnologias de digitalização de documentos físicos: a) A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
b) A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
c) O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
d) A confidencialidade, quando aplicável; e
e) A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Reconhecimento do uso e aplicação das tecnologias de informação e comunicação pelas serventias extrajudiciais: O Conselho Nacional de Justiça – CNJ, ao editar e aprovar o Provimento CNJ 74/2018, que disciplinou os padrões de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados pelas serventias extrajudiciais, prevê e autoriza a realização das atividades notariais e de registro mediante o uso intensivo de tecnologias da informação e comunicação. Ato notarial eletrônico: Ato notarial eletrônico, assim definido pelo Provimento CNJ 100/2020, é o ato celebrado por Tabelião, através do uso de recursos, programas e equipamentos digitais, para gerar um instrumento público extrajudicial, destinado à celebração ou formalização de escrituras, testamentos e procurações públicas, bem como dos demais atos de declaração de vontade em formato digital. O ato notarial eletrônico é dotado de fé pública e força probatória plena, com a mesma validade dos atos físicos, lavrados em folhas de livros em papel, com a assinatura manuscrita ou autografa das partes, outorgantes e outorgados. A principal diferença é que no ato notarial eletrônico a assinatura das partes é digital, lançada de modo remoto, não se realizando o ato presencialmente. Regulação do ato notarial eletrônico: O ato notarial eletrônico é modalidade de procedimento informatizado, que se encontra autorizado desde a Lei nº 8.935/1994 (Art. 41), a qual prevê a adoção de sistemas de computação para a execução dos atos jurídicos pelos Tabeliães e demais cartórios de um modo geral. O Provimento CNJ 100/2020 finalmente regulou, após anos de indefinição quanto aos procedimentos que devem ser observados na prática dos atos informatizados, os atos notariais eletrônicos. Conceito jurídico de ato notarial eletrônico: De acordo com o Art. 2º, inciso VI, do Provimento CNJ 100/2020, ato notarial eletrônico é o “conjunto de metadados, gravações de declarações de anuência das partes por videoconferência notarial e documento eletrônico, correspondentes a um ato notarial”. Metadados são os termos utilizados para a identificação e classificação do ato notarial, como uma escritura, testamento ou procuração pública, e seu objeto ou tipo de negócio jurídico, que pode ser uma compra e venda, doação ou inventário extrajudicial. A declaração de vontade da parte, no ato notarial eletrônico, não se realiza presencialmente, mas sim através de videoconferência perante o Tabelião, conectado de modo remoto com as partes outorgantes e outorgadas do negócio jurídico. Outros exemplos de documentos eletrônicos que podem ser produzidos pelos cartórios: O Provimento CNJ 95/2020 do Conselho Nacional de Justiça, ao tratar dos documentos eletrônicos que também podem ser produzidos pelos cartórios de notas e de registro, para a execução de atos remotos, durante a pandemia da Covid-19, relacionou os documentos eletrônicos nato-digitais, que podem ser assim gerados com o mesmo efeito e eficácia dos documentos físicos e lavrados com assinatura manuscrita: 1) O documento público gerado eletronicamente em PDF/A e assinado com Certificado ICP-Brasil pelos signatários e testemunhas.
2) A certidão ou traslado notarial gerado eletronicamente em PDF/A ou XML e assinado por tabelião de notas, seu substituto ou preposto.
3) Os documentos desmaterializados por qualquer notário ou registrador, gerado em PDF/A e assinado por ele, seus substitutos ou prepostos com Certificado Digital ICP-Brasil.
4) As cartas de sentença das decisões judiciais, dentre as quais, os formais de partilha, as cartas de adjudicação e de arrematação, os mandados de registro, de averbação e de retificação, por meio de acesso direto do oficial do registro ao processo judicial eletrônico, mediante requerimento do interessado.
Direito internacional: De acordo com a Lei-Modelo da UNCITRAL (Comissão das Nações Unidas para a uniformização da legislação comercial internacional), esta define o princípio da equivalência funcional do documento eletrônico (Art. 5º), ao dispor que “não se negarão efeitos jurídicos, validade ou eficácia à informação apenas porque esteja na forma de mensagem eletrônica”. Portanto, de acordo com as normas adotadas pela grande maioria dos países do mundo, o documento eletrônico é dotado dos mesmos requisitos de validade e legitimidade assim reconhecidos pelo ordenamento jurídico para os documentos físicos, em papel, assinados de modo manuscrito pelos seus autores ou partes contratantes. Problemas de segurança do documento eletrônico: De acordo com os estudos da UNCITRAL, e baseada na experiência internacional, são três os principais problemas de segurança do documento eletrônico e da informação gerada eletronicamente, destinada à produção de efeitos jurídicos: a) na certificação da real identidade da pessoa que está operando o computador, como produtor e remetente das informações; b) na verificação da autenticidade do servidor destinatário, que está recebendo as informações; c) no modo como as informações transmitidas nos sistemas informáticos serão manipuladas, utilizadas e armazenadas pelo destinatário. Para maiores informações ou solicitação de serviços, acesse o formulário Fale com o Tabelião ou envie um WhatsApp para (81) 99907.5484 Para quem se interessa em estudar sobre documentos eletrônicos e sua aplicação aos atos notariais: Disponível no link abaixo a tese de doutorado do Tabelião Ivanildo de Figueiredo Andrade de Oliveira Filho, aprovada pelo Programa de Pós-Graduação em Direito – PPGD, da Universidade Federal de Pernambuco: https://repositorio.ufpe.br/bitstream/123456789/11257/1/TESE%20Ivanildo%20de%20Figueiredo%20Filho.pdf  |